Stammdaten

Die Stammdaten sind das Fundament deiner Arbeit in der OGS Cloud. Wenn diese einmal sauber angelegt sind, erledigen sich Essenslisten, Anwesenheitskontrollen und die Notfall-Kommunikation fast wie von selbst. In diesem Artikel erfährst du, wie du Kinder, Klassen und wichtige Zusatzinfos digital verwaltest.

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Kinder-Import: Der schnellste Weg

Wenn du bereits eine Liste deiner Kinder in Excel führst, musst du nicht jedes Kind einzeln tippen:

1. Gehe auf Kinder.
2. Klicke auf Tabellenvorlage herunterladen.
3. Kopiere deine Daten in diese Vorlage.
4. Lade die Datei in den Einstellungen unter dem Punkt Kinder-Import wieder hoch. Das System ordnet die Daten automatisch zu.

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1. Ein neues Kind anlegen

Um ein Kind manuell zu erfassen, klicke im linken Menü auf Kinder und dann oben rechts auf den Button + Kind hinzufügen. Es öffnet sich eine Eingabemaske mit verschiedenen Reitern:

• Stammdaten: Hier hinterlegst du die Basics wie Name, Geburtsdatum und Anschrift.
• Zusätzliche Informationen: Besonders wichtig für den Alltag! Trage hier Krankheiten & Allergien oder sonstige Besonderheiten ein. Diese Infos sind später für das Team schnell einsehbar.
• Kontaktpersonen & Abholberechtigte: Über den Button + Kontaktperson hinzufügen kannst du Eltern oder Notfallkontakte speichern. Unter Abholberechtigte legst du fest, wer das Kind außer den Eltern abholen darf – das sorgt für maximale Sicherheit am Nachmittag.

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2. Klassen und Gruppen verwalten

Damit du die Kinder filtern und sortieren kannst, müssen sie einer Struktur zugeordnet werden. Das erledigst du in den Einstellungen (Zahnrad-Icon):

• Klassen: Unter Einstellungen -> Allgemein -> Klassen erstellst du eure Schulklassen (z. B. 1a, 2b).
• Gruppen: Im Reiter Gruppen definierst du eure OGS-internen Gruppen (z. B. "Blaue Gruppe"). Ein Kind kann so gleichzeitig einer Schulklasse und einer OGS-Gruppe angehören.

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3. OGS-spezifische Daten (Essen & Zeiten)

In der Einzelansicht eines Kindes (oder direkt beim Anlegen) findest du weitere Reiter, die für die tägliche Organisation entscheidend sind:

• Essen: Aktiviere hier die Option "Essen", damit das Kind automatisch in der täglichen Essensliste erscheint. Du kannst hier auch Besonderheiten wie "Kein Schweinefleisch" oder "Vegetarisch" hinterlegen. Lebensmittelallergien/-unverträglichkeiten und Anmerkungen erscheinen ebenfalls in der Essensliste.
  Achtung: In diesem Bereich geben Sie Gesundheitsdaten ein. Der Betrieb dieser Software erfolgt durch die OGS Cloud als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Ihren Weisungen. Weitere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.
• Weg nach Hause: Hinterlege hier die regulären Abholzeiten und Abholart (Selbstständig/Abholung/Bus), damit das Team bei der Anwesenheitskontrolle sofort sieht, wann und wie ein Kind gehen darf.
• OGS:
  
  • Gruppe & Klasse auswählen
  • Wenn das Kind einen Integrationshelfer zur Unterstützung bekommt, kannst du diese Info per Switch aktivieren.
  • Füge das Kind zu einer AG hinzu
  • Besucht das Kind in einem bestimmten Zeitraum nicht? Dann trage dies unter "Abwesenheit" ein, um das Kind nicht in der Anwesenheitsfunktion in dem gewählten Zeitraum anzuzeigen.

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4. Aktivitäten

Sobald die Stammdaten eines Kindes geändert werden, wird die Anpassung inklusive Zeitstempel und Benutzerkennung protokolliert.

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5. Dokumentation

Mit dem Dokumentations-Feature können pädagogische Beobachtungen und wichtige Ereignisse im Alltag des Kindes schnell und einfach festgehalten werden. Alle Einträge werden chronologisch sortiert und automatisch mit der Benutzerkennung sowie einem Zeitstempel versehen, um eine transparente Entwicklungsübersicht zu ermöglichen.

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6. Dokumente

Im Bereich „Dokumente“ können wichtige Unterlagen wie Verträge oder sonstige ausgedruckte Papiere sicher hochgeladen und direkt im Profil des Kindes zentral gespeichert werden. Das Feature unterstützt alle gängigen Dateiformate und ermöglicht dem Team jederzeit einen schnellen, digitalen Zugriff auf alle relevanten Papiere.

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Stammdaten aktuell halten!

Ein digitaler Workflow lebt von aktuellen Daten. Dank der OGS Cloud musst du Änderungen nur noch an einer Stelle vornehmen. Ändert sich eine Telefonnummer im Profil des Kindes, ist sie sofort für alle deine Mitarbeitenden aktualisiert.