Passe Allgemeines, Gruppen und Zugänge an deine Bedürfnisse an.
Einstellungen aufrufen
Du findest deine Kontoeinstellungen immer unten links in der Seitenleiste. Klicke einfach auf deinen Namen oder das kleine Zahnrad-Icon neben deiner E-Mail-Adresse, um direkt in den Bereich Konto & Profil zu gelangen. Von hier aus kannst du über die Reiter auch weitere Einstellungen aufrufen.
Allgemein
Konto & Profil
Im Reiter Konto & Profil kannst du deine hinterlegten Informationen prüfen und aktualisieren:
- Anmeldedaten: Sieh deine E-Mail und deine Rolle ein.
- Passwort: Passwort zurücksetzen oder ändern: Nutze auf der Anmeldeseite den Link „Passwort vergessen?“, um einen sicheren Link per E-Mail zu erhalten. Dafür kannst du dich abmelden oder die Anmeldung in einem privaten Fenster öffnen. Wähle ein starkes Passwort, das du nicht für andere Dienste verwendest.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Sieh den Status der 2FA ein. Die 2FA ist ein zusätzlicher Schutz beim Anmelden. Die Einrichtung erfolgt Schritt für Schritt in einem Dialog. Es gibt keinen Wiederherstellungscode — wenn du dich nicht mehr anmelden kannst, hilft dein Administrator bzw. der Support deines Trägers. Für die Rolle Administration ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend. Ohne eingerichteten zweiten Schritt beim Anmelden sind administrative Funktionen nicht nutzbar. Wir empfehlen, eine Backup-2FA einzurichten. So bist du auf der sicheren Seite, falls du mal den Zugriff auf deinen Haupt-2FA verlierst. Nutze dafür ein anderes Gerät und eine andere App. Falls du dich trotz allem nicht mehr mit eingerichteter 2FA anmelden kannst, kontaktiere uns bitte per E-Mail an kontakt@ogscloud.de.
Kinder-Import
Lade eine CSV- oder Excel-Datei mit Stammdaten hoch. Nutze die Vorlage und fülle die Pflichtfelder Vorname und Nachname aus.
Hilfe & Tutorial
Die Willkommens-Tour kann jederzeit neu gestartet werden, um eine interaktive Einführung in die wichtigsten Funktionen zu erhalten.
Design
Wähle zwischen hellem und dunklem Design oder lass es automatisch an deine Systemeinstellungen anpassen.
Abrechnung
Die Abrechnung und Kontingente bieten eine detaillierte Übersicht über den aktuellen Tarif, einschließlich der Anzahl der angelegten Kinder und des aktuellen Speicherverbrauchs von Cloud-Dokumenten gemäß Vertrag. Diese Informationen helfen dabei, den Überblick über die genutzten Ressourcen zu behalten. Bei Änderungswünschen kannst du uns einfach per E-Mail an kontakt@ogscloud.de kontaktieren.
Gruppen
Erstelle neue Gruppen und wähle eine Gruppenleitung aus. Bearbeite nachträglich den Gruppennamen, falls nötig, und wechsle die Gruppenleitung aus.
Freie Tage
- Freie Tage: Trage die Tage ein, in denen die OGS nicht geöffnet ist.
- Bundesland: Wähle ein Bundesland aus, damit alle Feiertage automatisch übernommen werden.
- Ferien-Schließzeiten: Trage die Zeiträume ein, in denen die OGS nicht geöffnet ist.
Klassen
Im Reiter "Klassen" kannst du Schulklassen anlegen, damit du Kindern eine Klasse zuordnen kannst. Auch das nachträgliche Bearbeiten des Namens oder Löschen einer Klasse ist möglich.
Zugänge
Lade deine Mitarbeitenden ein, verwalte ihre Zugänge und weise ihnen Rollen zu. Die OGS Cloud funktioniert am effizientesten, wenn alle Gruppenleiter per Tablet mitmachen.
So lädst du deine Teammitglieder ein:
- Gehe in den Einstellungen auf den Reiter Zugänge.
- Klicke auf + Neuen Mitarbeiter einladen.
- Trage Name und E-Mail-Adresse ein und vergib eine Rolle. Die verschiedenen Rollen haben unterschiedliche Berechtigungen: Verwaltung & Koordination haben Zugriff auf alle Seiten & Informationen.
Gruppenleitungen können ausschließlich Informationen zu den Kindern in ihrer zugewiesenen Gruppe sehen und Anwesenheiten eintragen.
- Im Feld "Einladungscode" sehen Sie einen sechsstelligen Code.
- Geben Sie diesen Code der eingeladenen Person persönlich weiter (Telefon, WhatsApp, persönlich etc.). Der Code ist 4 Stunden gültig.
- Die eingeladene Person erhält eine E-Mail und muss den darin enthaltenen Link öffnen, um die Einladung anzunehmen und den Zugang einzurichten. Der Einladungscode aus Schritt 4 und 5 muss aus Sicherheitsgründen nun einmalig eingegeben werden.
- Der Mitarbeitende besitzt nun einen eigenen Zugang und hat je nach festgelegter Rollte Zugriff auf bestimmte Seiten & Informationen.
