Die Anwesenheit in der OGS Cloud ist das Herzstück für deine tägliche Arbeit in der Gruppe für Gruppenleitungen. Sie wurde speziell für die Nutzung auf dem Tablet entwickelt, damit du beim Empfang der Kinder oder beim Verabschieden an der Tür alles live und mit nur einem Klick dokumentieren kannst.
Die Live-Übersicht (Das Kachel-System)
Wenn du im Menü auf Anwesenheit klickst, siehst du alle Kinder deiner Gruppe als übersichtliche Kacheln. Jedes Kind hat seinen aktuellen Status direkt mit dabei:
- Noch nicht da: Das Kind wird ausgegraut angezeigt.
- Anwesend: Sobald das Kind vor dir steht, klicke auf
Anwesend. Die Kachel wird farbig und bekommt einen Zeitstempel. - Gegangen: Verlässt das Kind die OGS, klicke auf
Gegangen. Das Kind wird automatisch in den unteren Bereich der Liste sortiert. - Abgemeldet: Das Kind wurde abgemeldet und besucht die OGS heute nicht.
Schnelle Erfassung an der Tür
Dank der großen Buttons ist die Bedienung auf dem Tablet kinderleicht. Du musst keine Namen tippen – ein kurzer Fingertipp genügt.
- Suchfunktion: Wenn du eine sehr große Gruppe hast, nutze das Suchfeld oben links, um ein Kind blitzschnell zu finden.
- Gruppen-Filter: Falls du vertretungsweise in einer anderen Gruppe aushilfst, kannst du oben über den Filter einfach die Ansicht wechseln (z. B. von „Bären“ auf „Löwen“).
Wichtige Infos auf einen Blick
Du musst nicht erst in die Stammdaten wechseln, um das Wichtigste zu erfahren. Direkt auf oder unter der Kachel siehst du oft relevante Symbole oder Kürzel:
- Abholzeiten: Siehst du sofort, ob ein Kind heute um 15:00 Uhr oder erst um 16:00 Uhr geht? Ja! Die hinterlegten Zeiten aus den Stammdaten werden hier gespiegelt.
- Weg nach Hause: Symbole zeigen dir direkt an, ob das Kind abgeholt wird, alleine geht oder in den Bus steigen muss.
- AGs: AG-Teilnahmen am heutigen Tag sind sofort einsehbar.
- Essen: Nimmt das Kind am Mittagessen teil? Wenn ja, werden hier auch Anmerkungen angezeigt.
- Krankheiten & Allergien
- Klasse
- Status: z.B. "Verspätet"
- Geburtstag: Damit du direkt siehst, ob ein Kind heute Geburtstag hat.
Warum die Live-Bearbeitung so wichtig ist
Dadurch, dass du die Anwesenheit live am Tablet führst:
- Hat die Verwaltung im Büro jederzeit den Echtzeit-Überblick, wie viele Kinder aktuell im Haus sind.
- Sind Notfalllisten (z. B. bei einer Feuerschutzübung) sofort auf dem aktuellsten Stand.
- Gibt es am Monatsende kein mühsames Übertragen von Papierlisten in den Computer mehr.
Pro-Tipp für Gruppenleitungen: Du kannst nicht nur live die Zeiten der Kinder erfassen, sondern auch die Uhrzeiten manuell eintragen.
Monatliche Übersicht: Volle Kontrolle für die Abrechnung
Während die tägliche Anwesenheit dein Begleiter im Gruppenalltag ist, liefert dir die Ansicht Monatlich die perfekte Datengrundlage für das Büro. Hier fließen alle Informationen zusammen, die du für die monatliche Dokumentation und die Abrechnung der Verpflegungskosten benötigst.
Die digitale Monatsliste
Sobald du rechts oben im Menüpunkt "Anwesenheit" auf "Monatlich" klickst, öffnet sich eine tabellarische Übersicht aller Kinder. Statt mühsam Zettel für Zettel durchzugehen, siehst du hier den gesamten Monat auf einer Seite:
- Tagesgenaue Erfassung: Jeder Tag des Monats wird in einer eigenen Spalte angezeigt.
- Status-Icons: Anhand der Symbole erkennst du sofort, ob ein Kind anwesend war, entschuldigt fehlte oder am Essen teilgenommen hat.
Filter für gezielte Auswertungen
Besonders bei großen Einrichtungen hilft dir die Filterfunktion oben links:
- Gruppe: Lass dir nur die Monatsliste für eine bestimmte Gruppe (z. B. „Bären“) anzeigen.
- Zeitraum: Über die Pfeile neben dem Monatsnamen kannst du blitzschnell zwischen den Monaten hin- und herwechseln, um auch vergangene Zeiträume zu prüfen.
Datenexport für das Jugendamt oder den Träger
Oft müssen Anwesenheitslisten am Monatsende unterschrieben oder beim Träger eingereicht werden.
- Klicke oben rechts auf das Download-Icon (Export).
- Die OGS Cloud generiert dir ein sauber formatiertes Dokument, das alle Anwesenheiten und Essenszahlen enthält.
Tipp: Nutze die Monatsansicht zur Qualitätskontrolle. Wenn dir auffällt, dass bei einem Kind über mehrere Tage keine Einträge vorhanden sind, kannst du direkt Rücksprache mit der Gruppenleitung halten, um die Dokumentation lückenlos zu halten.
