Erste Schritte

Willkommen in deinem neuen digitalen Arbeitsalltag! Mit OGS Cloud bringst du Struktur in deine Einrichtung und lässt unübersichtliche Excel-Tabellen und Zettelordner hinter dir.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du dein System in fünf einfachen Schritten startklar machst:

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1. Zwei-Faktor-Authentisierung einrichten (2FA)

Die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) erhöht die Sicherheit von Ihrem Admin-Konto drastisch, indem sie neben dem Passwort einen generierten zeitbasierten Einmal-PIN (TOTP) zur Anmeldung erfordert.

Für die Rolle Administration ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend. Ohne eingerichteten zweiten Schritt beim Anmelden sind administrative Funktionen nicht nutzbar.

Nutzen Sie eine Authenticator-App für Sicherheitscodes (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password oder Bitwarden).

Führen Sie diese Schritte durch, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren:

  1. Authenticator-App bereithalten: Installieren oder öffnen Sie eine App auf Ihrem Smartphone für Sicherheitscodes (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password oder Bitwarden).
  2. Konto in der App hinzufügen: Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit der Kamera der App. Alternativ wählen Sie in der App meist „Konto hinzufügen“ oder „Schlüssel eingeben“ und nutzen Sie den angezeigten Einrichtungsschlüssel.
  3. Code bestätigen: Tippen Sie auf Weiter und geben Sie den 6-stelligen Code aus der App ein. Klicken Sie dann auf "Aktivieren".
  4. 2-Faktor-Authentifizierung aktiviert: Die Einrichtung ist erfolgreich abgeschlossen. Ab sofort geben Sie beim Anmelden zusätzlich den Code aus Ihrer Authenticator-App ein.

Wichtig: Wir stellen keinen Wiederherstellungscode bereit. Bewahren Sie den Zugang zu Ihrer Authenticator-App sicher auf. Wenn Sie sich nicht mehr anmelden können (z. B. Gerät verloren), wenden Sie sich an Ihren Administrator bzw. den Support Ihres Trägers.

Sie können die Zwei-Faktor-Authentisierung jederzeit unter Einstellungen -> Allgemein -> Konto & Profil deaktivieren. Dann sind administrative Funktionen jedoch nicht mehr nutzbar.

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2. Gruppen und Klassen strukturieren

Als Erstes baust du eure Einrichtungsstruktur nach. Beides findest du im Bereich Einstellungen:

  • Klassen anlegen: Gehe auf den Reiter Allgemein, dann auf Klassen und erstelle über + Klasse hinzufügen eure Schulklassen (z. B. 1a, 2b, ...).
  • Gruppen anlegen: Klicke oben auf den Reiter Gruppen und erstelle eure OGS-Betreuungsgruppen (z. B. "Sonne" oder "Füchse"). Hier kannst du auch direkt die jeweilige Gruppenleitung hinterlegen, wenn du bereits Zugänge für deine Mitarbeitenden angelegt hast.

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3. Kinder-Stammdaten ins System bringen

Als Zweites pflegst du die Stammdaten der betreuten Kinder ein. Klicke links im Menü auf Kinder.

Bitte stellen Sie sicher, dass vor der Anlage von Kinder-Stammdaten in der OGS Cloud die schriftlichen Einverständniserklärungen aller Erziehungsberechtigten vorliegen. Mit dem Hochladen der Daten bestätigen Sie, dass diese datenschutzrechtliche Voraussetzung erfüllt ist und die notwendigen Zustimmungen dokumentiert wurden.

Du hast zwei Möglichkeiten, um die Stammdaten der Kinder einzupflegen:

  • Der bequeme Massen-Import: Du hast schon eine Excel-Liste? Klicke auf Tabellenvorlage herunterladen. Befülle diese Datei mit deinen Daten. Gehe dann unten links auf das Zahnrad (Einstellungen) -> Allgemein -> Kinder-Import und lade die befüllte Datei hoch.
  • Kinder manuell anlegen: Klicke oben rechts auf + Kind hinzufügen. Hier öffnet sich eine übersichtliche Maske für alle Stammdaten, die du einpflegen kannst.

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4. Das Team einladen und Zugänge verwalten

Die OGS Cloud funktioniert am effizientesten, wenn alle Gruppenleiter per Tablet mitmachen.

So lädst du deine Teammitglieder ein:

  1. Gehe in den Einstellungen auf den Reiter Zugänge.
  2. Klicke auf + Neuen Mitarbeiter einladen.
  3. Trage Name und E-Mail-Adresse ein und vergib eine Rolle. Die verschiedenen Rollen haben unterschiedliche Berechtigungen: Verwaltung & Koordination haben Zugriff auf alle Seiten & Informationen.
Gruppenleitungen können ausschließlich Informationen zu den Kindern in ihrer zugewiesenen Gruppe sehen und Anwesenheiten eintragen.
  4. Im Feld "Einladungscode" sehen Sie einen sechsstelligen Code.
  5. Geben Sie diesen Code der eingeladenen Person persönlich weiter (Telefon, WhatsApp, persönlich etc.). Der Code ist 4 Stunden gültig.
  6. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail und muss den darin enthaltenen Link öffnen, um die Einladung anzunehmen und den Zugang einzurichten. Der Einladungscode aus Schritt 4 und 5 muss aus Sicherheitsgründen nun einmalig eingegeben werden.
  7. Der Mitarbeitende besitzt nun einen eigenen Zugang und hat je nach festgelegter Rollte Zugriff auf bestimmte Seiten & Informationen.

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5. Freie Tage und Bundesland festlegen

Damit das System schulfreie Tage und Ferien automatisch berücksichtigt:

  1. Navigiere in den Einstellungen unter Allgemein zu Freie Tage.
  2. Wähle dein Bundesland aus dem Dropdown-Menü. Dadurch werden alle gesetzlichen Feiertage automatisch für deine OGS übernommen.
  3. Unter Ferien-Schließzeiten kannst du über + Hinzufügen eure individuellen Schließungszeiten eintragen.

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6. Der Start in den Alltag: Anwesenheit & Listen

Sobald die Stammdaten hinterlegt sind und deine Mitarbeitenden eigene Zugänge haben, wird dein Alltag sofort digitalisiert:

  • Anwesenheit: Klicke links auf Anwesenheit. Du siehst die Kacheln der Kinder. Mit einem Klick auf Anwesend oder Gegangen führst du das digitale Buch in Sekundenschnelle.
  • Listen nutzen: Unter Listen findest du die automatisch generierte Essensliste und die Planung für AGs, Ferien und Brückentage. Du kannst dort sogar unter Eigene Listen komplett eigene Tabellen für Ausflüge oder Notizen anlegen.