Die OGS Cloud ist mehr als nur eine Datenbank – sie ist das digitale Betriebssystem für deine Nachmittagsbetreuung. Unser Ziel ist es, administrative Hürden abzubauen, damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt: die pädagogische Arbeit mit den Kindern.
Hier findest du einen Überblick über die zentralen Funktionsbereiche:
Stammdatenverwaltung: Das digitale Archiv
Das Herzstück der Cloud. Hier pflegst du alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort.
- Kinderprofile: Hinterlege Adressen, Notfallkontakte und Abholberechtigte.
- Gesundheit im Blick: Dokumentiere Allergien und Krankheiten so, dass sie im Alltag (z. B. beim Essen) sofort sichtbar sind.
- Import-Funktion: Lade dir unsere Vorlage herunter und fülle diese mit den Stammdaten der Kinder aus. Lade Sie anschließend hoch und die Kinder-Profile werden automatisch erstellt.
Live-Anwesenheit: Sicher und intuitiv
Optimiert für Tablets für Gruppenleitungen, ermöglicht die Anwesenheitsliste eine lückenlose Dokumentation in Echtzeit.
- Kachelsystem: Kinder mit einem Fingertipp als „Anwesend“ oder „Gegangen“ markieren.
- Status-Icons: Siehe sofort, wer abgeholt wird, wer alleine geht oder den Bus nehmen muss.
- Echtzeit-Synchronisation: Die Verwaltung im Büro sieht sofort, wie viele Kinder aktuell im Haus sind.
Intelligentes Listenmanagement
Die OGS Cloud denkt mit und automatisiert deine Listenführung:
- Essensliste: Automatische Zählung der täglich benötigten Mahlzeiten und Anzeige von Allergien für die Essensausgabe.
- AG-Verwaltung: Organisiere Nachmittagsangebote und behalte den Überblick, welches Kind an welchem Kurs teilnimmt.
- Eigene Listen: Erstelle flexible Tabellen für alles, was sonst auf Klemmbrettern landet – von T-Shirt-Größen bis zu Einverständniserklärungen.
Ferien- & Brückentagsplanung
Schulfreie Zeiten erfordern eine andere Logik. Mit den spezialisierten Listen für Ferien und Brückentage planst du die Betreuung unabhängig vom regulären Schulbetrieb. Erfasse Anmeldungen und Abholzeiten für diese Zeiträume zentral und übersichtlich.
Auswertung & Abrechnung
Was im Alltag live erfasst wird, spart am Monatsende Stunden an Arbeit:
- Monatsübersicht: Eine tabellarische Zusammenfassung aller Anwesenheiten und Essen pro Kind.
- Datenexport: Generiere fertige PDF- oder Excel-Berichte für den Träger, das Jugendamt oder den Caterer mit nur einem Klick.
Einstellungen & Administration
Behalte die volle Kontrolle über deine digitale Umgebung:
- Rechteverwaltung: Teile Mitarbeitenden eine Rolle zu. Jede Rolle hat unterschiedliche Rechte. Mehr dazu findest du im Hilfecenter unter "Zugänge".
- Struktur-Setup: Lege Klassen, Gruppen und schulfreie Tage (inkl. Feiertagsautomatik nach Bundesland) individuell fest.
